MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NEXOVISUAL

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

• Nombre Comercial: Nexovisual

• Domicilio Principal: Cajicá, Cundinamarca, Colombia

• Correo Electrónico: contacto@nexovisual.com

• Teléfono / WhatsApp: +57 315 146 9165

• Página Web: https://nexovisual.com/

2. MARCO LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN El presente manual se elabora en estricto cumplimiento de lo dispuesto en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas concordantes. Esta política es aplicable a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de Nexovisual, en calidad de Responsable, recolectados a través de formularios de contacto, interacciones en redes sociales, WhatsApp, correo electrónico, contratos y propuestas comerciales.

3. DEFINICIONES PRINCIPALES Para la correcta interpretación de esta política, se aplicarán las siguientes definiciones legales:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Nexovisual no recolecta ni trata datos sensibles de sus clientes.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos (En este caso, Nexovisual).

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

• Principio de legalidad: El Tratamiento a que se refiere esta política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley.

• Principio de finalidad: El Tratamiento obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

• Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización.

• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Principio de transparencia: Se garantiza el derecho del Titular a obtener de Nexovisual, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Principio de seguridad y confidencialidad: La información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

   

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS Los datos personales proporcionados a Nexovisual (nombres, teléfonos, correos electrónicos, datos del negocio o emprendimiento, información de dominios o presencia digital) serán recolectados, almacenados, organizados, usados y suprimidos para las siguientes finalidades:

• Gestión Comercial y Precontractual: Atender solicitudes de cotización, enviar propuestas de servicios (diseño web, diseño gráfico, consultoría), programar reuniones de asesoría y realizar seguimiento a prospectos.

• Ejecución Contractual: Cumplir con las obligaciones derivadas de los acuerdos o contratos de prestación de servicios celebrados con clientes, incluyendo la entrega de proyectos, acceso a plataformas, gestión de dominios y hosting, y soporte técnico.

• Gestión Administrativa, Contable y de Facturación: Realizar el cobro de servicios, emitir cuentas de cobro o facturas, registrar pagos y mantener el historial comercial del cliente.

• Servicio al Cliente: Atender Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS), y evaluar la calidad de los servicios prestados por la agencia.

• Mercadeo y Publicidad: Enviar boletines informativos (newsletters), actualizaciones de portafolio, promociones, invitaciones a eventos o contenido de valor relacionado con marketing digital y diseño, siempre garantizando la opción de “darse de baja” (unsuscribe) en cualquier momento.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Nexovisual.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Nexovisual, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

3. Ser informado por Nexovisual, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normativa vigente de protección de datos.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. ÁREA RESPONSABLE DE ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS El área administrativa de Nexovisual es la dependencia encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes mediante las cuales los Titulares puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, así como revocar la autorización.

• Canal oficial de recepción: contacto@nexovisual.com

8. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

8.1. Procedimiento para Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de Nexovisual. La solicitud deberá enviarse al correo contacto@nexovisual.com.

• La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

• Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.2. Procedimiento para Reclamos (Actualización, Rectificación, Supresión o Revocatoria): El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de ley, podrán presentar un reclamo a través del correo electrónico proporcionado.

• El reclamo deberá contener: Identificación del Titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección de correspondencia, y los documentos que se quiera hacer valer.

• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

   

9. POLÍTICA DE USO DE COOKIES El sitio web nexovisual.com utiliza cookies (archivos de texto que se descargan en el equipo del usuario) para mejorar la experiencia de navegación, analizar el tráfico del sitio y personalizar el contenido. Las cookies no extraen información del disco duro del usuario ni roban información personal. El usuario puede configurar su navegador para rechazar las cookies; sin embargo, esto puede limitar la funcionalidad de ciertas áreas de la página web.

10. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES Nexovisual cuenta con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su alteración, pérdida o acceso no autorizado. Los formularios del sitio web están protegidos mediante certificados de seguridad (SSL) que cifran la información enviada.

11. VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y DE LAS BASES DE DATOS La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación el día 11 de marzo del año 2026. Las bases de datos sujetas a Tratamiento estarán vigentes por el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades mencionadas en este documento, o hasta que el Titular solicite la supresión de sus datos, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos. Cualquier modificación sustancial a estas políticas será notificada a través del sitio web nexovisual.com.